PRAMUKADIY — Setiap Gugusdepan Gerakan Pramuka harus diregistrasi di Kwartir Cabang (Kwarcab) dan hanya akan diakui sebagai satuan Gerakan Pramuka apabila registrasi ini telah dilaksanakan.
Registrasi Gudep dilakukan setiap tahun dan sekaligus merupakan pelaporan data Gugusdepan pada keadaan 1 Oktober tahun berjalan.
Kepada setiap Gugusdepan yang telah menyerahkan Formulir Registrasi (Formulir B) yang diatur dalam Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 051 Tahun 2003, akan diberikan Tanda Registrasi.
Tanda Registrasi Gugusdepan ditandatangani oleh Ketua Kwarcab atas nama Ketua Kwarnas dan berlaku dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember tahun diterbitkan.
Sebagai Tanda Keabsahan Gugusdepan Gerakan Pramuka, kepada setiap Gudep Gerakan Pramuka diberikan piagam tanda keabsahan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka, yang diterbitkan oleh Kwarnas. Piagam ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan akan diperbaharui secara otomatis selama Gugusdepan tersebut masih terdaftar.
Kwarcab adalah Satuan Administrasi Pangkal bagi Gugusdepan dalam wilayahnya. Satuan Administrasi Pangkal menentukan pengalokasian Nomor Gugusdepan berdasarkan Keputusan Ketua Kwarnas Nomor: 050 Tahun 2003 tentang Sistem Penomoran Kwartir dan Gugusdepan, dan menangani semua masalah administratif mengenai Registrasi Gugusdepan.
Untuk Gugusdepan Gerakan Pramuka yang berpangkalan di luar negeri, yang bertindak sebagai Satuan Administrasi Pangkal adalah Kwartir Nasional.
Registrasi Gugusdepan Baru
Dalam Gerakan Pramuka, yang dinamakan Gugusdepan Lengkap, pada hakikatnya terdiri atas satuan siaga, penggalang, penegak, dan pandega.
Permohonan registrasi suatu Gugusdepan baru, dapat diajukan oleh (calon) Pembina Gugusdepannya, setelah salah satuan terbentuk. Surat permohonan diajukan kepada Ketua Kwarcab, baik secara langsung atau melalui Ketua Kwartir Ranting (Kwarran).
Untuk keperluan tersebut, Pembina Gugusdepan mengisi data dasar Gugusdepan dengan menggunakan Formulir A rangkap 4 (empat). Formulir A harus pula turut ditandatangani oleh pimpinan lembaga yang memrakarsai pembentukan Gugusdepan, seperti instansi, sekolah dan sebagainya.
Lembar nomor 1, 2 dan 3 dilampirkan pada Surat Permohononan Registrasi yang dikirimkan ke Kwarcab. Lembar ke-4 tetap di Gugusdepan sebagai arsip.
Setelah Surat Permohonan Registrasi diterima Kwarcab, maka Ketua Kwarcab harus menentukan apakah permohonan itu dapat dikabulkan. Ketua Kwarcab dibantu oleh Ketua Kwarran melakukan penelitian terhadap Gugusdepan tersebut, untuk menilai kelayakannya.
Adapun kriteria gugusdepan yang disebut layak adalah,
- Telah terbentuk sekurang-kurangnya satu satuan Pramuka, baik itu Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang, Ambalan Penegak, atau Racana Pandega.
- Adanya jaminan bahwa Gugusdepan akan dipimpin dengan baik dan sudah atau akan tersedia pembina-pembina yang cocok, yang akan membina Gugusdepan sesuai dengan Tujuan, Prinsip Dasar, dan Metode Kepramukaan.
- Menerima dan mematuhi Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
- Adanya Majelis Pembimbing Gudep (Mabigus), atau bila belum ada, akan segera membentuk Mabigus sebagaimana ditentukan dalam AD dan ART Gerakan Pramuka.
Apabila Kwarcab berkesimpulan bahwa Gugusdepan tersebut memenuhi persyaratan, maka Kwarcab akan merekomendasikan Gugusdepan tersebut kepada Kwarnas, untuk disahkan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Keputusan Kwarcab diberitahukan kepada Gugusdepan tersebut dan mendapatkan status sebagai Gudep Persiapan, serta dapat melanjutkan kegiatan Gugusdepan sementara, menunggu peresmiannya sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Kwarcab mengajukan surat rekomendasi kepada Kwarnas dengan tembusan kepada Kwartir Daerah (Kwarda), dengan melampirkan Formulir A yang diterimanya dari Kwarcab. Berdasarkan rekomendasi Kwarcab, Kwarnas menerbitkan tanda keabsahan Gugusdepan dalam bentuk Piagam untuk disampaikan kepada Gugusdepan yang bersangkutan, melalui Kwarcabnya. Data Gugusdepan direkam dalam File Induk Kwarnas.
Segera setelah menerima Piagam Keabsahan untuk Gugusdepan, Ketua Kwarcab atas nama Ketua Kwarnas, melakukan pelantikan/pengukuhan Gugusdepan sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Registrasi Ulang Gugusdepan
Setiap tahun, Gugusdepan Gerakan Pramuka harus melaksanakan registrasi ulang dan sekaligus melaporkan status jumlah anggotanya pada tanggal 1 Oktober tahun berjalan.
Gugusdepan mengisi data status 1 Oktober tahun berjalan, pada Formulir B (Lampiran II) rangkap 4. Lembar pertama, kedua dan ketiga dikirim ke Kwarcab sebelum tanggal 15 Oktober. Lembar keempat disimpan di Gugusdepan sebagai arsip.
Dengan dikirimkannya Formulir Registrasi Gugusdepan ini, Kwarcab kemudian memberikan Tanda Bukti Registrasi kepada Gugusdepan yang bersangkutan.
Kwarcab kemudian menghimpun semua Formulir Registrasi (Formulir B) yang diterimanya dari gugusdepan-gugusdepan dan membuat 3 (tiga) berkas, yaitu Berkas pertama untuk dikirimkan ke Kwarnas, berkas ke-2 untuk Kwarda, dan berkas ke-3 untuk arsip Kwarcab.
Tanggal 15 November, Kwarcab mengirimkan berkas-berkas tersebut kepada Kwarnas dan Kwarda masing-masing, dengan surat pengantar sebagai kontrol jumlah formulir yang dikirim.
Dari data-data tersebut, buku register untuk Berkas formulir B yang berisi data registrasi Gugusdepan, yang diterima Kwarnas dari Kwarcab-Kwarcab, direkam dalam File Induk Kwarnas. Kemudian setiap bulan Januari, hasil rekaman akan dicetak sebagai print-out File Induk masing-masing Kwarda.
Apabila Gugusdepan tidak melaksanakan registrasi ulang, kepadanya diberikan peringatan pertama, kedua, dan ketiga, dan pada bulan keempat, Gugusdepan itu dibekukan untuk sementara.
Gugusdepan yang tidak melakukan registrasi ulang dianggap tidak aktif lagi dan berhenti sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka dan kehilangan semua haknya. Pemberhentian Gugusdepan ini diratifikasi oleh Musyawarah Cabang (Muscab) dan dilaporkan Ketua Kwarcab kepada Kwarda dan Kwarnas.
Formulir-Formulir
__
CST-PusbangJusinfo
