Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa pada sekitar tahun 2010 sampai dengan tahun 2016, satuan-satuan pendidikan yang diselenggarakan oleh pemerintah (baca: sekolah-sekolah negeri) mendapatkan sorotan tajam dalam pengelolaan keuangannya, dari berbagai elemen, terutama sorotan tajam dari Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).
Bahkan sampai dengan tudingan keji pada beberapa kasus, adanya beberapa pihak yang ketika itu menjastifikasi bahwa sekolah-sekolah telah melakukan mal praktik pendidikan, dengan menjadikan sekolah sebagai ajang bisnis pendidikan, melalui pumngutan liar (pungli). Tentu saja tudingan ini sangat-sangat tidak mengenakkan dunia pendidikan di Indonesia ketika itu.
Maka wajarlah kiranya, ketika Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) beserta segenap Aparat Penegak Hukum (APH) lainnya, berupaya secara maksimal untuk melakukan pembinaan dan pencegahan terjadinya korupsi pada satuan Pendidikan (di sekolah negeri).
Tindak lanjut dari upaya pembinaan dan pencegahan korupsi di sekolah ini adalah diselenggarakannya pembinaan dan pendampingan dari APH kepada kepala-kepala sekolah. Upaya pembinaan ini mendapatkan beberapa nama (label), seperti: Jaksa Masuk Sekolah, pembentukan Program Sekolah Bebas dari Korupsi, Kantin Kejujuran, dan sebagainya.
Namun, di tengah upaya pembinaan kepada sekolah tersebut, pada tahun 2016 muncullah tulisan tentang pencegahan korupsi di sekolah yang disertai dengan daftar pungli dan potensi terjadinya korupsi di sekolah dan menempatkan “iuran Pramuka” sebagai salah satunya, pada urutan ke 54.
Atas masuknya iuran Pramuka dalam daftar salah satu potensi pungli di sekolah (sebagai tuduhan) tersebut, dampaknya sangat besar, yakni menyebabkan kepala sekolah tidak berani menerima iuran Pramuka dari peserta didik Pramuka.
Tentu saja hal ini berdampak lebih jauh pada kemunduran pelaksanaan pendidikan kepramukaan yang berpangkalan di sekolah-sekolah. Dampak yang lebih luas dan lebih besar lagi adalah terhambatnya proses pembentukan karakter generasi muda melalui kepramukaan, yang terjadi di seluruh tanah air Indonesia. Betapa sangat menyedihkannya.
Rancunya Administrasi Gugusdepan dari Administrasi Pengelolaan Sekolah
Kepala Sekolah -yang notabene adalah Ketua Majelis Pembimbing Guugusdepan- adalah orang yang bertanggung jawab atas terlaksananya proses pendidikan di sekolah. Maka, segala aktivitas sekolah tentu teradministrasikan dengan baik, baik sejak perencanaannya, pelaksanaannya, pengawasannya, evaluasinya, tindaklanjutnya, hinggga pelaporannya.
Bahkan pada beberapa sekolah sudah diterapkan prinsip ISO: “Kerjakan yang Anda tulis dan tulis yang Anda kerjakan”. Hal ini merupakan representasi dari upaya sekolah untuk mewujudkan tertib administrasi.
Namun demikian, ternyata tertibnya administrasi yang dbarengi dengan rancunya peran kepala sekolah yang sekaligus sebagai Ketua Majelis Gugusdepan, berdampak pada rancunyya administrasi gugus depan, terutama pada pencatatan semua kegiatan sekolah, yang di dalamnya termasuk administrasi kegiatan kepramukaan.
Dengan kata lain, rancunya tugas dan peran kepala sekolah dari tugas dan peran dirinya sebagai Ketua Majelis Pembimbing Gugusdepan, termasuk dalam pengadministrasian keuangan di bidang kepramukaan ini berakibat pada “tidak terpilahnya” administrasi gugusdepan dari administrasi sekolah.
Padahal, kita tahu bahwa sekolah sebagai satuan pendidikan itu berbeda dengan gugusdepan sebagai satuan pendidikan, meski area yang dipergunakan sebagai area pendidikan berada pada area yang sama.
Selanjutnya, jika administrasi sekolah (yang sekolah itu dipimpin oleh kepala sekolah) dipilah (dipisahkan dari) administrasi ggugusdepan (yang gugusdepan itu dipimpin oleh Ketua Majelis Gugusdepan), maka akan nampak betul perbedaan pengelolaan kedua satuan Pendidikan tersebut, meskipun keduanya berada pada area yang sama.
Sismintir dan Administrasi Gugusdepan
Jika kita berpegang pada prinsip bahwa gugus depan sebagai satuan pendidikan terpisah dari satuan pendidikan lainnya yang bernama “sekolah”, maka rancunya administrasi tersebut tidak akan terjadi. Administrasi gugusdepan haruslah diselenggarakan secara tertib dan terpisah dari administrasi sekolah.
Jika aktivitas gugusdepan teradministrasikan dengan (sejak perencanaan, pelaksanaan, pendampingan dan pengawasan, evaluasi, dan pelaporan), maka segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kepramukaan di gugusdepan tersebut akan dapat berjalan dengan baik.
Pihak internal gugusdepan maupun pihak eksternal yang ingin mengetahui pelaksanaan kegiatan gugusdepan akan dapat dengan mudah memantaunya.
Di sisi lain, administrasi gugus depan yang baik, akan dapat mendukung system administrasi kwartir (Sismintir) Gerakan Pramuka dengan baik pula. Pangkalan Data utama Sismintir berasal dari data Gugus Depan, baik yang menyangkut data potensi, keanggotaan, maupun lainnya.
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka (Kwarnas) telah mencabut Keputusan Nomor 162 A Tahun 2011 Tentang Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Adminitrasi Kwartir (Sismintir) Gerakan Pramuka dan kemudian menerbitkan Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 145 Tahun 2021 tentang Petunjuk Penyelenggaraan Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka, tertanggal 30 September 2021.
Di dalam Sismintir yang baru ini, pada halaman 118 sampai dengan 122, data potensi kwartir ter-support data dari administrasi gugusdepan. Oleh sebab itu, dalam sismintir ini, tertibnya administrasi gugusdepan jelas akan sangat membantu tertibnya administrasi kwartir.
Sebagai suatu organsasi yang besar, Gerakan Pramuka harus memiliki sistem administrasi yang andal, tertib, teratur, dan modern. Sistem administrasi yang andal, tertib, teratur, dan modern akan dapat berfungsi sebagai landasan dan pedoman untuk merencanakan dan menentukan kebijakan, melaksanakan dan mengendalkannya dalam pengeloaan organisasi.
Sistem administrasi yang andal, tertib, teratur, dan modern memungkinkan untuk mencapai tujuan Gerakan Pramuka. Demikian halnya denggan system administrasi gugusdepan yang andal, tertib, teratur, dan modern, tentulah memungkinkan untuk mencapai tujuan Pendidikan kepramukaan di gugusdepan dengan baik.
Pelaksanaan administrasi yang berupa perencanaan hingga pelaporan gugusdepan ini merupakan upaya untuk memberikan pedoman dan arah pembina dalam mengelola gugus depan. Selain itu, penyelenggaraan administrasi dan pelaporan gugusdepan menjadi proses dan latihan dasar-dasar ketatausahaan kepada peserta didik anggota Gerakan Pramuka.
Untuk itu, kita perlu memahami hakikat administrasi. Administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber personil dan materil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapanya tujuan bersama.
Proses ini meliputi perencanaan organisasi, koordinasi, pengawasan, penyelenggaraan dan pelayanan dari segala sesuatu mengenai urusan Gerakan Pramuka yang langsung berhubungan dengan pendidikan kepramukaan.
Dengan kata lain, administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan gugusdepan.
Administrasi dalam arti terbatas (sempit) dimaknai sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Kita tahu bahwa pengertian adminstrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah tata usaha dalam Kwartir Gerakan Pramuka. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ini meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
Gugusdepan sebagai garda terdepan pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka dalam pembinaan karakter generasi muda bangsa, perlu didukung oleh administrasi yang andal, tertib, teratur, dan modern, secara tertib namun sederhana.
Agar penyelenggaraan administrasi tersebut berjalan andal, teratur, tertib, modern, dan berkesinambungan diperlukan pelbagai buku catatan. Buku catatan atau kelengkapan administrasi gugusdepan tersebut di antaranya adalah permintaan pendaftaran anggota, dan daftar induk.
Juga catatan administrasi keuangan, buku inventarisasi, serta catatan pribadi anggota, dan buku tamu. Di samping itu pun perlu disusun logbook dan laporan semester. Tidak ketinggalan penyusunan program kerja 4 bulanan dan program kerja tahunan.
Pada beberapa daerah, data potensi keanggotaan Gerakan Pramuka dilengkapi dan diterapkan aplikasi digital berbasis teknologi informatika. Untuk di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), data potensi dan keanggotaan yang sudah dikembangkan secara digital adalah: SISKA, Sistem Informasi Kelembagaan dan Anggota.
Penjelasan atas masing-masing administrasi tersebut, dapat disimak dalam uraian berikut ini:
- Permintaan Pendaftaran Anggota
Permintaan Pendaftaran Anggota adalah surat yang berisikan pengajuan dari orang tua untuk mendaftarkan anaknya agar diterima sebagai anggota suatu gugusdepan. Permintaan pendaftaran anggota ini dilampiri dengan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir ini memuat nama serta data pribadi lainnya dari setiap calon anggota yang mendaftar. - Daftar Induk Anggota Gugusdepan
Daftar Induk Anggota Gugusdepan adalah data pokok keanggotaan. Di dalamnya termuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data pribadi anggota sesuai formulir pendaftaran. - Administrasi Keuangan Gugusdepan
Administrasi Keuangan Gugusdepan adalah catatan tentang penerimaan dan pengeluaran keuangan di gugusdepan selama satu bulan. Yang dicatat meliputi waktu pengeluaran uang, keperluan penggunaan uang, dan tanda bukti pengeluaran atau penggunaan uang tersebut. - Daftar Inventaris Gugusdepan
Daftar inventaris gugusdepan adalah catatan tentang barang milik gugusdepan. Di dalamnya dicatat spesifikasi, jumlah, asal-usul dan keterangan kondisi barang. - Buku Tamu Gugusdepan
Buku tamu gugusdepan adalah catatan yang berisikan nama, asal-usul dan tujuan tamu atau pengunjung yang datang ke gugusdepan. - Laporan Semester Data dan Kegiatan
Laporan semester adalah laporan terkait keadaan gugusdepan pada semester tertentu. Catatan itu berisikan keanggotaan, kegiatan dan keuangan gugusdepan. - Catatan Peristiwa Penting (Logbook)
Logbook adalah catatan yang berisikan peristiwa-peristiwa penting terkait dengan gugusdepan. Catatan bisa berbentuk tulisan, gambar, kliping berita, serta segala peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan sejak didirikannya gugusdepan tersebut. - Program Kerja Tahunan Gugusdepan
Program kerja tahunan gugusdepan adalah rencana kegiatan selama satu tahun. Program kerja tahunan gugusdepan memuat rencana latihan peserta didik, kegiatan bersama, pendidikan dan pembinaan bagi anggota dewasa, sarana dan prasarana, serta bidang keuangan gugusdepan. - Program Kerja 4 Bulanan
Program kerja 4 bulanan berisikan rencana kegiatan untuk masing-masing golongan pramuka selama 4 bulan. Sehingga pada gugusdepan lengkap akan memiliki Program Kerja 4 Bulanan untuk Perindukan Siaga, Program Kerja 4 Bulanan untuk Pasukan Penggalang, Program Kerja 4 Bulanan untuk Ambalan Penegak, dan Program Kerja 4 Bulanan untuk Racana Penegak.Program kerja 4 bulana ini memuat program latihan pencapaian Syarat Kecakapan Umum (SKU), latihan dan pencapaian Syarat Kecakapan Khusus (SKK), dan penyiapan Pramuka Siaga Garuda.
Juga program pelaksanaan kenaikan ke golongan ke penggalang/penegak/pandega, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain.
- Catatan Pribadi Anggota
Catatan pribadi anggota adalah catatan yang memuat data pribadi dan sifat-sifat pribadi pramuka yang bersangkutan yang dapat dikembangkan atau dipertahakankan. Juga kegiatan dan pencapaian SKU serta kenaikan golongannya. - Pelaporan Gugusdepan
Setiap gugusdepan berkewajiban memberi laporan data keanggotaan kepada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang secara berkala. Laporan tersebut disampaikan oleh gudep setiap bulan Oktober.Pada bulan Januari di setiap tahunnya, gugusdepan harus melakukan registrasi ulang dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwartir Cabang melalui Kwartir Ranting. Gugusdepan yang telah registrasi (mendaftarkan) kembali diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwartir Cabang.
- Data Potensi Keanggotaan: Aplikasi Siska
Siska adalah sistem aplikasi digital berbasis web yang memuat informasi data potensi keanggotaan Gerakan Pramuka. Sistem aplikasi ini dikembangkan oleh Kwartir Daerah Gerakan Pramuka Daerah Istimewa Yogyakarta.Dengan mendasarkan pada data yang ada di dalam Siska ini, gugusdepan dapat menyusun perencanaan-perencanaan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pengembangan kepramukaan di gugusdepan.
Penyelenggaraan administrasi gugusdepan tidak selalu harus dilakukan oleh pembina gugusdepan. Pembantu Pembina, Pratama/Pradana, Pimpinan Regu/Sangga dapat diberikan kewenangan untuk membantu penyelenggaraan administrasi gudep.
Pratama atau Pradana dapat diberi kepercayaan untuk mengisi Buku Log Tabungan dan Iuran, sedangkan daftar hadir latihan dapat diisi oleh Pimpinan Regu/Sangga.
Dengan tertib administrasi Gugusdepan yang andal, yang diselenggarakan secara berkesinambungan, terpisah dari administrasi sekolah, maka penulis yakin bahwa Pramuka akan terbebas dari “tuduhan” berpotensi menjadi pungutan liar di sekolah, terutama pada sekolah negeri.
Terlebih lagi jika, pihak gugusdepan melibatkan dan memberdayakan (sekaligus mendidik) peserta didik, maka tuduhan pungli itu akan semakin jauh. Kita perlu secara tertib menjaga marwah Gerakan Pramuka.
Tri Satya telah menuntun kita untuk menjadi manusia Pancasila yang bertaqwa kepada Tuhan, insan yang cinta tanah air, berbakti kepada orangtua, menolong sesama hidup.
Darma Pramuka telah selalu mengingatkan kita agar menjadi orang yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, Cinta alam dan kasih sayang terhadap sesama manusia, patriot yang sopan dan ksatria, patuh dan suka bermusyawarah, rela menolong dan tabah.
Kemudian rajin terampil dan gembira, hemat cermat dan bersahaja, disiplin berani dan setia, bertanggung jawab dan dapat dipercaya, serta suci dalam pikiran, perkataan, dan perbuatan.
Demikianlah sekilas tulisan ini, dimaksudkan sebagai sumbang saran bagi kemajuan Gerakan Pramuka di bumi Indonesia, terutama di Daerah Istimewa Yogyakarta. Komitmen kita bersama untuk menjaga marwah dan eksistensi Gerakan Pramuka.
Kita jaga Gerakan Pramuka dari keburukan-keburukan. Kita jaga Gerakan Pramuka tetap dalam kesucian. Yakinlah bahwa kita bisa.
Salam Pramuka!
Yogyakarta, 1 Januari 2023
(Ditulis dengan dukungan beberapa referensi)
Kak Drs. Edy Heri Suasana, M.Pd, MG, Wakil Ketua Kwarda DIY Bidang Organisasi, Manajemen, dan Hukum (OMH).
