Sumbu Filosofi
PRAMUKADIY — Sebagai organisasi yang besar dengan skala nasional, Gerakan Pramuka telah memiliki rencana dan program kerja yang disusun secara periodik dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya.
Perencanaan dan program kerja itu terus meningkat dan berkembang sehingga diperlukan adanya suatu sistem perencanaan formal yang menjamin konsistensi dan lengkapnya rencana-rencana Gerakan Pramuka, yang menjadi kerangka dasar pengambilan keputusan dan kegiatan operasional.
Dengan sistem perencanaan formal maka sumberdaya dan kegiatan-kegiatan organisasi dapat difokuskan untuk pencapaian sasaran-sasaran, merujukkan perbedaan-perbedaan sasaran dan rencana unit organisasi bawahan dan meniadakan kedwiartian (ambiguities) mengenai apa yang harus dilaksanakan Gerakan Pramuka.
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka telah mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 041 Tahun 1999 Tentang Penyempurnaan Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka.
Petunjuk penyelenggaraan mengenai Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP) ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran Gerakan Pramuka dalam menyusun rencana, program dan anggarannya.
Melalui sistem ini, diharapkan dapat diperoleh penghayatan arah perkembangan yang lebih baik, pendayagunaan sumber daya yang lebih efektif, dan terutama pelibatan komitmen yang lebih besar dari semua pihak.
Mulai dari yang terkait dengan pengambilan keputusan, dengan pelaksanaan tugas, sampai dengan yang bertanggungjawab atas evaluasi pencapaian sasaran, baik di tingkat Kwarnas, Kwarda, maupun Kwarcab.
Pengertian
Perencanaan adalah proses yang digunakan oleh suatu organisasi untuk dapat mempengaruhi masa
depannya dengan cara menetapkan apa yang hendak dicapai, bagaimana dan bilamana melakukannya.
Pemrograman adalah penetapan serangkaian sasaran sebagai penjabaran perencanaan yang lebih konkrit, dalam lingkup masing-masing program, yang usaha pencapaiannya dilaksanakan secara terkordinasi dalam kurun waktu, jumlah dan anggaran tertentu.
Penganggaran adalah suatu proses untuk secara sistematik mengaitkan semua pendapatan dan pembelanjaan dana, guna mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan secara tepat guna, berdaya guna dan berhasil guna, sesuai dengan dana yang tersedia.
Petunjuk Persencanaan Pimpinan Kwarnas adalah petunjuk kebijaksanaan umum dari pimpinan Kwartir mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun program kerja untuk tahun anggaran berikutnya.
Satuan Kerja (Satker) adalah unit organisasi yang bertanggungjawab atas pengendalian pelaksanaan kegiatan untuk mencapai sasaran kegiatan, menerima uang atau alokasi anggaran yang disalurkan, pembelanjaan dan mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut.
Proses, Struktur dan Dokumen SPPP
Sesuai dengan tingkat manajemen dan hirarki perencanaan tersebut diatas, maka proses SPPP dibagi dalam 3 (tiga) tahap, dan masing-masing tahap menghasilkan keputusan kebijakan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen keluaran tertentu, yaitu :
- Tahap Perencanaan : menyusun Rencana Strategik (RENSTRA) Garis-garis besar berupa kebijakan strategik dan prioritas dirumuskan dan dijabarkan dalam program-program dan dituangkan dalam dokumen Rencana Strategik (RENSTRA) dengan cakrawala 5 tahun atau lebih. RENSTRA ini disahkan oleh Musyawarah Nasional (Munas) sebgai pemegang kekuasaan tertinggi dalam Gerakan Pramuka
- Tahap Pemrograman : menyusun Rencana Kerja (RENJA) Tahap Pemrogramam dalam SPPP, menerjemahkan program-program RENSTRA dalam sasaran-sasaran yang harus dicapai, menetapkan penanggungjawab serta petunjuk-petunjuk mengenai jadwal dan sumberdaya yang diperlukan, dan dituangkan dalam dokumen RENJA, yang mencakup kurun waktu sampai 5 tahun, untuk disahkan oleh Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang pertama setelah Munas.
Renja ini merupakan penghubung antara program-program yang ditetapkan dalam RENSTRA dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
- Tahap Penganggaran : menyusun Program Kerja (PROGJA). Dalam Tahap Penganggaran SPPP, dirinci semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam satu tahun anggaran, untuk mencapai sasaran-sasaran RENJA, beserta anggarannya dan prosedur-prosedur untuk kontrol dan laporan.
Kwartir Nasional maupun Kwartir Daerah, dalam menyusun Program Kerjanya, selain berpedoman kepada RENSTRA dan RENJA, setiap tahunnya juga mengacu kepada Petunjuk Perencanaan Pimpinan Kwartir, yang diamanatkan menjelang penyusunan PROGJA tahun anggaran baru. Dengan demikian,maka fleksibilitas, kedinamikaan dan keterpaduan program kerja dapat selalu dijaga.
Pada tingkat Kwarnas, PROGJA disahkan oleh Ka Kwarnas c.q. Panitia Anggaran, dan dipaparkan pada rapat kerja Nasional (Rakernas), yang diselenggarakan setiap tahun menjelang berlakunya tahun anggaran baru.
RENSTRA dan RENJA merupakan dokumen perencanaan bagi seluruh jajaran Gerakan Pramuka dari Kwarnas, Kwarda sampai Kwarcab.
Oleh karena itu, dalam menyusun masingmasing Progja tahunan, Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab senantiasa harus mengacu kepada RENSTRA dan RENJA. Untuk menjamin keterpaduan PROGJA dari berbagai tingkat kwartir itu, maka pembandingan dan penyesuaian masing-masing PROGJA dilaksanakan pada Rapat Kerja berikut yang diselenggarakan.
Tata Urut SPPP
- BAB I Pendahuluan
- BAB II Landasan Konsepsional
- BAB III Perencanaan : Penyusunan Rencana Strategik
- BAB IV Pemrograman : Penyusunan Rencana Kerja
- BAB V Penganggaran : Penyusunan Program Kerja
- BAB VI Implementasi dan Evaluasi
- BAB VII Penutup
Perencanaan : Penyusunan Rencana Strategik
Dalam tahap Perencanaan Strategik ini, ditetapkan strategi dan prioritas-prioritas dalam program untuk mempengaruhi masa depan dengan tindakan –tindakan yang positif, melalui pendekatan langkah demi langkah, agar secara sederhana dapat membuat, melaksanakan dan mengendalikan keputusan-keputusan yang efektif.
Perencanaan Strategik meliputi:
- Analisis dan pernyataan Misi Gerakan Pramuka berdasarkan penghayatan ulang terhadap tujuan, prinsip dan metode Gerakan Pramuka.
- Analisis SWOT terhadap kondisi Gerakan Pramuka saat ini.
- Analisis SWOT terhadap perkembangan lingkungan strategik.
- Visualisasi sosok dan citra Gerakan Pramuka masa depan sebagai sasaran strategik.
- Penetapan prioritas-prioritas program, yang dinyatakan dengan diskripsi yang jelas, beserta permasalahan-permasalahan (isu-isu) yang harus diperhatikan.
Pemrograman : Penyusunan Rencana Kerja
Dalam SPPP, tahap perencanaan utama kedua setelah perencanaan strategik, adalah Pemrograman, yaitu tahap menetapkan sasaran-sasaran yang harus dicapai dalam lingkup masing-masing program.
Berdasarkan RENSTRA yang telah menetapkan dan menggambarkan prioritas-prioritas dalam program beserta penunjukan ke permasalahan-permasalahan (isu-isu) yang harus diperhatikan, maka untuk masing-masing program dapat diidentifikasikan beberapa sasaran yang merupakan faktor yang secara bersama menunjang suksesnya program itu.
Sasaran adalah hasil yang harus dapat dicapai oleh suatu Satker tertentu setelah melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terarah dalam kurun waktu lima tahun. Sasaran itu harus dinyatakan dengan jelas dan harus dapat terukur atau memiliki indikator keberhasilan.
Seluruh program dengan sasaran-sasarannya beserta Satker-Satker penanggungjawabnya dipadukan dan dihimpun dalam Rencana Kerja (RENJA) Gerakan Pramuka untuk masa bakti lima tahun.
Penganggaran : Penyusunan Program Kerja
Penyediaan sumber daya serta penggunaannya secara efektif, sangat menentukan keberhasilan implementasi suatu rencana, pencapaian sasaran, program dan tujuan.
Bertolak dari kondisi ini, maka dapat disusun anggaran yang “berorientasi ke aksi” (action oriented), yang dikembangkan dari biaya-biaya perkiraan dari semua sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Semua unsur dalam program dan kegiatannya harus dapat ditampilkan ongkosnya secara lengkap, sehingga dapat dilihat biaya atau ongkos masingmasing program dan biaya pencapaian suatu sasaran.
Organisasi swadaya seperti Gerakan Pramuka biasanya didukung oleh dana yang sebagian diperoleh dari sponsor. Pada hakekatnya, sponsor lebih tertarik kepada hasil-hasil lapangan atau produk-produk konkrit.
Dengan demikian, maka suatu anggaran yang mengintegrasikan semua biaya menurut program dan sasaran, akan sangat menguntungkan dan membantu dalam usaha dana maupun pertanggungjawabannya.
__
CST-PusbangJusinfo
